Gestion des encaissements

Accéder à la page de gestion des encaissements

Pour accéder au module de gestion des encaissements, connectez-vous au portail puis cliquez sur la rubrique PARAMÈTRES et sur le sous-onglet Gestion des encaissements.

A savoir

Les modules auxquels vous avez accès dépendent du rôle qui vous a été attribué. Pour pouvoir gérer les encaissements, il vous faut avoir le rôle Administrateur avec le sous rôle Gestion des encaissements activé. Il est à noter que ce rôle ne sera disponible que si l'option Lien de règlement est active sur votre abonnement.

Le module de gestion des encaissements vous permet de gérer la politique d'ajout de lien de paiement à vos factures. Ce lien de paiement permettra au client de régler directement sa facture par virement.

Lorsque l'option Lien de règlement est active sur votre abonnement, la plateforme ajoutera automatiquement :

• Une note avec le lien de règlement dans la partie structurée de votre facture pour permettre un traitement automatisé.
• Une page supplémentaire avec un message explicatif, le lien de paiement et le QR code correspondant au lisible de votre facture s'il y en a un.
• Une section lien de paiement avec une explication, le lien et le QR code correspondant dans le corps du mail si le mode de distribution est l'email.

Afin de déterminer si un client doit recevoir un lien de paiement et quel IBAN utiliser, la mécanique suivante a été mise en place :

Si vous activez l'option Ajouter le lien de règlement par défaut depuis la page de gestion des encaissements :

• Vous devez impérativement déclarer au moins un IBAN qui sera l'IBAN par défaut.
• L'ensemble des clients dont la fiche indique que le lien de paiement est celui par défaut (valeur initiale pour tous les clients) se verront ajouter un lien avec l'IBAN défini par défaut.
• Pour exclure un ou plusieurs clients de cette règle, vous pourrez aller dans leur fiche annuaire et passer la valeur lien de paiement à Aucun. Il ne recevra plus de lien de paiement.
• Pour indiquer un IBAN différent de celui par défaut pour un ou plusieurs client, vous pourrez aller dans leur fiche annuaire et passer la valeur lien de paiement à Personnalisé et sélectionner l'IBAN souhaité dans la liste. Pour des raisons de sécurité, seuls les IBAN définis depuis le module de gestion des encaissements peuvent être sélectionnés.

Si vous désactivez l'option Ajouter le lien de règlement par défaut depuis la page de gestion des encaissements (ou la laissez désactivée par défaut):

• L'ensemble des clients dont la fiche indique que le lien de paiement est celui par défaut (valeur initiale pour tous les clients) ne recevront pas de lien de paiement.
• Pour exclure un ou plusieurs clients de cette règle, vous pourrez aller dans leur fiche annuaire et passer la valeur lien de paiement à Personnalisé et sélectionner l'IBAN souhaité dans la liste. Pour des raisons de sécurité, seuls les IBAN définis depuis le module de gestion des encaissements peuvent être sélectionnés.

A savoir

Les liens de règlement ne sont facturés que si le client utilise le lien et réalise le virement.

Ajouter un IBAN

Pour Ajouter un IBAN il vous suffit de cliquer sur le bouton Ajouter et de remplir le champ titre ainsi que le champ IBAN et de cliquer sur Enregistrer.

Editer un IBAN

Pour changer les informations concernant un utilisateur (nom, prénom, email ou rôles), il vous suffit de cliquer sur la carte de l'utilisateur concerné puis de cliquer sur le bouton Modifier puis Enregistrer.

Règlement d'une facture côté client

A savoir

Le client peut accéder au lien de règlement de différentes manières :

• Dans les données du fichier structuré de la facture
• Depuis la page supplémentaire ajoutée au lisible s'il y a un lisible en cliquant sur le lien ou en flashant le QR code
• Depuis l'email (si la facture a été transmise par email) en cliquant sur le lien ou en flashant le QR code

Clic sur le lien de paiement

Après avoir cliqué sur le lien de paiement (ou avoir flashé le QR code) vous serez redirigé vers une page qui réalisera des contrôles de sécurité.

Une fois les contrôles réalisés, le client sera redirigé vers la page de règlement depuis laquelle il pourra sélectionner sa banque et réaliser le virement du montant net à payer de la facture depuis l'application ou le site web de sa banque.

Une fois l'ordre de virement effectivement réalisé, la facture passe au statut Paiement transmis.