Archivage
Les modules auxquels vous avez accès dépendent du rôle qui vous a été attribué par votre administrateur. Pour pouvoir consulter les documents archivés, il vous faut avoir le l'option archivage légal ainsi que le rôle Archives activé sur votre abonnement.
Accéder aux factures archivées
Si le module Archivage légal est activé vos factures approuvées seront archivées dans un système d'archivage électronique certifié NF461.
Pour accéder au module Archivage, connectez-vous sur le portail, assurez-vous d'être dans la rubrique Factures reçues puis cliquez sur l'onglet Archivage pour accéder à la liste des factures archivées.
Par défaut, la liste reprend l'ensemble des documents archivés et les présente dans l'ordre antechronologique de leur date d'émission (de la plus récente à la plus ancienne). Elle montre également le type de pièce (facture ou avoir), le code client, la raison sociale du fournisseur, le montant total TTC...
Rechercher des factures archivées
Pour rechercher de manière plus précise une ou plusieurs factures dans votre espace d'archivage, utilisez le volet Recherche avancée. Vous pouvez effectuer une recherche en combinant les critères souhaités puis en cliquant sur le bouton Rechercher.
Comme pour les autres modules, vous avez la possibilité de télécharger les données des factures correspondant à votre recherche au format CSV.
Le lien Réinitialiser les filtres vous permet de supprimer vos filtres de recherche et revenir à la liste de base.
Télécharger des factures archivées
Pour télécharger une ou plusieurs factures archivées, il vous suffit de cocher la case correspondant aux factures souhaitées puis de cliquer sur l'action Télécharger.
Visualiser une facture archivée
Pour visualiser une facture depuis votre navigateur web, il vous suffit soit de cliquer sur la ligne correspondant à la facture souhaitée dans le tableau, soit de cocher la case correspondant à la facture souhaitée et de cliquer sur l'action Voir.
Visualiser une attestation de dépôt d'une facture
Pour visualiser l'attestation de dépôt associée à une facture archivée, il vous suffit de cocher la case correspondant à la facture souhaitée puis de cliquer sur l'action Voir attestation de dépôt.
Demander une attestation de conformité
Pour demander une attestation de conformité pour une ou plusieurs factures, il vous suffit de cocher la ou les cases correspondant aux factures souhaitées puis de cliquer sur l'action Demande d'attestation de conformité. Cela aura pour effet de faire apparaître une modale listant les factures sélectionnées et vous permettra d'adjoindre un message à votre demande avant de l'envoyer. Vous recevrez alors un email vous confirmant la prise en compte de votre demande.
Le service d’archivage auquel vous avez accès est un système d’archivage électronique (SAE) certifié NF461 et ISO/IEC 27001. La garantie d'intégrité des documents archivés est assurée par des moyens cryptographiques (empreintes, contremarque de temps, cachet électronique).