Suivi
Comment suivre le statut de vos factures reçues
Les modules auxquels vous avez accès dépendent du rôle qui vous a été attribué par votre administrateur. Pour pouvoir accéder au module de suivi, il vous faut avoir le rôle Suivi activé.
Pour accéder au module de suivi, connectez-vous au portail puis depuis le module correspondant aux factures reçues, cliquez sur l'onglet Suivi. Par défaut, lorsque vous sélectionnez un module correspondant à un type de flux et que vous disposez des droits correspondants, vous serez automatiquement redirigé vers l'onglet suivi.
Vous arriverez alors sur le sous-onglet Actifs du module Suivi permettant de suivre les factures déposées d'indiquer leur avancement dans le processus de traitement et de distribution ainsi que leur statut.
Étape de préparation
Lors de cette étape, la facture déposée subit plusieurs traitements :
- Contrôle antivirus
- Contrôle de présence de données
- Contrôle de format de fichier
- Contrôle de structure des données
- Contrôle de respect des règles EN16931 pour les fichiers Factur-x et UBL
- Extraction des données
Étape de vérification
Lorsqu'une facture arrive en phase de vérification, elle devient accessible dans l'onglet Vérification aux utilisateurs disposant des droits pour y accéder. Il est possible d'accéder à cet onglet soit en cliquant directement dessus, soit depuis le suivi en cliquant sur le cartouche Vérification dans la colonne État. Pour en savoir plus sur le fonctionnement du module vérification, rendez-vous sur la page Vérification.
Étape de validation
L'étape de validation est une étape optionnelle que votre administrateur peut décider d'activer ou non en fonction de vos besoins.
Lorsqu'une facture arrive en phase de validation, elle devient accessible dans l'onglet Validation aux utilisateurs disposant des droits pour y accéder. Il est possible d'accéder à cet onglet soit en cliquant directement dessus, soit depuis le suivi en cliquant sur le cartouche Validation dans la colonne État. Pour en savoir plus sur le fonctionnement du module validation, rendez-vous sur la page Validation.
Statuts des factures
En complément des étapes de traitement, les factures passent par plusieurs statuts correspondant à leur cycle de vie tel que décrit par la DGFiP. Le tableau suivant résume les statuts pris en charge par la solution :
| Statut | Description |
|---|---|
| Reçue par la plateforme | La facture a été reçue par le système du destinataire |
| Mise à disposition | La facture est mise à disposition pour traitement |
| Prise en charge | Le destinataire indique avoir pris en charge la facture pour la traiter |
| Approuvée | La facture a été approuvée par le destinataire |
| Paiement transmis | La facture a été réglée par le destinataire (changement manuel) |
| Encaissée | Le paiement de la facture a été reçu (pour l'autofacturation) |
| Rejetée | La facture n'a pas passé les contrôles à l'entrée du SI destinataire |
| En litige | La facture a été mise en litige par le destinataire |
| Refusée | La facture a été refusée par le destinataire |
Si le fournisseur utilise une solution compatible, les statuts suivants pourront également être reçus :
| Statut | Description |
|---|---|
| Déposée | La facture a été validée et commence son existence fiscale |
| Emise par la plateforme | La facture a été envoyée au destinataire |
| Encaissée | Le paiement de la facture a été reçu (changement manuel) |
| Paiement transmis | Le paiement de la facture a été transmis (pour l'autofacturation) |
| Irrecevable | La facture n'a pas passé les contrôles de la phase de préparation |
| En erreur | Une erreur a été rencontrée lors du traitement de la facture |
Si la plupart de ces statuts sont automatiques ou provoqué par des actions (vérification, validation...) les statuts Mise en paiement et encaissée (autofacturation) sont pour le moment manuels. Lorsque cela est possible, l'application vous permet de changer le statut de vos factures vers l'un ou l'autre de ces statuts depuis le module de suivi en cliquant sur le crayon situé à côté du statut de la facture concernée.
Visualisation d'un document
Il est possible de visualiser un document directement depuis le suivi en cliquant sur la ligne correspondant à la facture ou en cochant la case correspondante et en cliquant sur l'action Voir dans la barre d'actions. Cela aura pour effet d'ouvrir la facture dans une fenêtre modale en plein écran tout en gardant un accès aux actions réalisables sur cette facture. Pour fermer la modale, il vous suffira de cliquer sur la croix en haut à droite de l'écran.
Gestion des erreurs
En cas de problème sur l'un des traitements, la pièce tombera en erreur et présentera un signe ⚠ sur lequel il sera possible de cliquer pour afficher une modale détaillant des causes de l'erreur et permettant, lorsque cela est possible, de relancer le traitement.
Recherche par filtres
Vous avez la possibilité de faire une recherche par filtres pour retrouver une facture ou un groupe de factures en fonction d'où elles se situent dans leur traitement en cliquant sur les tuiles correspondantes. Par défaut le filtre est positionné sur Tout afficher et il vous suffit de cliquer sur les tuiles des étapes souhaitées pour actualiser la liste.
Recherche avancée
Vous avez la possibilité d'effectuer une recherche avancée en dépliant le menu recherche avancée et en remplissant les champs correspondant à votre recherche.
Pour chacune de vos recherches, vous avez également la possibilité de télécharger l'ensemble des informations relatives aux factures correspondantes au format CSV en cliquant sur l'icône Télécharger en haut à droite du tableau à côté du nombre de résultats.
Déplacement de flux vers l'historique
Au fur et à mesure que vous utiliserez la solution, des factures vont s'accumuler dans l'onglets Actifs. Une fois que vous avez traité ces factures, vous avez la possibilité de les déplacer vers l'onglet Historique en cochant la case leur correspondant et en sélectionnant l'action Mettre à l'historique dans la barre d'actions. Vous les retrouverez en vous rendant dans le sous-onglet Historique et aurez la possibilité de les restaurer dans l'onglet Actifs en cochant la case leur correspondant et en sélectionnant l'action Déplacer vers Actifs.
Ajouter un commentaire privé
Pour chaque facture vous avez la possibilité d'ajouter un ou plusieurs commentaires privés. Il vous suffit de cocher la case de la facture souhaitée et de cliquer sur l'action Ajouter un commentaire. Une modale apparaîtra alors pour vous permettre d'ajouter un commentaire privé. Si vous ou un autre utilisateur aviez déjà commenté cette facture, vous retrouverez également l'historique des commentaires dans cette fenêtre.
Une fois votre commentaire privé ajouté, une nouvelle icône "bulle" s'affichera au bout de la ligne de cette facture pour indiquer qu'au moins un commentaire a été fait sur cette facture. Vous pourrez alors visualiser les commentaires précédents ou en ajouter un nouveau en cliquant directement sur l'icône "bulle".
Traçabilité
Chaque évènement survenu dans le cycle de vie de la facture (dépôt, traitement, vérification, commentaire, erreur...) est consignée dans un journal. Pour accéder au journal correspondant à une facture, il vous suffit de cocher la case correspondant à la facture souhaitée et de cliquer sur l'action Traçabilité. Une modale contenant l'ensemble des évènements associés au cycle de vie de cette facture s'affichera alors.
Gestion des dossiers
La barre de gestion des dossiers n'apparaît que si l'option Gestion des dossiers a été activée pour votre abonnement.
Si l'option de gestion des dossiers est activée sur votre abonnement, par défaut, vous disposerez d'un dossier boîte de réception dans lequel seront placées toutes vos factures reçues.
Il est également possible, à condition de disposer des droits de gestion des dossiers :
- D'ajouter un nouveau dossier et de définir les utilisateurs autorisés à y accéder
- De modifier un dossier existant
- De supprimer un dossier (lorsque des pièces sont présentes dans un dossier au moment de sa suppression, elles seront automatiquement déplacées vers la boîte de réception)
- Un utilisateur disposant des droits d'administration des dossiers a la possibilité de voir et de gérer l'intégralité des dossiers.
- Le dossier boîte de réception est un dossier particulier qui ne peut ni être supprimé ni renommé.
- Par défaut, les utilisateurs ont accès au dossier boîte de réception mais il est possible de restreindre l'accès à cette boîte à condition de disposer des droits d'administration des dossiers.
Pour ajouter un dossier, il suffit de cliquer sur le bouton ajouter, de choisir un nom au dossier et de définir les utilisateurs qui pourront accéder à ce dossier
Enfin, pour déplacer une pièce d'un dossier vers un autre, il suffit de la sélectionner, de cliquer sur l'action Déplacer puis de sélectionner le dossier de destination avant de confirmer.
