Vérification
Comment vérifier et compléter les données de vos factures reçues
Pour accéder au module de vérification, vous devez disposer du droit de vérification sur l'abonnement concerné.
Accéder au module de vérification
Une fois l'étape de préparation terminée; votre facture devra être vérifiée avant de pouvoir passer à l'étape suivante. La ou les personnes ayant le rôle Vérification recevront automatiquement un email leur indiquant que des documents sont en attente de vérification.
Pour accéder au module de vérification, connectez-vous sur le portail, assurez-vous d'être dans la rubrique Factures reçues puis cliquez sur l'onglet Vérification pour accéder à la liste des factures en attente de vérification.
Vérification des factures
Une fois sur le module de vérification des factures vous accédez à la liste des factures en attente de vérification. Deux modes de vérification sont possibles.
- La vérification en mode liste qui vous permet d'attribuer un statut (vérifiée ou refusée) à chaque facture (l'icône correspondante apparaît alors à gauche des factures concernées) puis de confirmer les statuts des factures concernées en cliquant sur le bouton Confirmer ces statuts. Une modale de confirmation apparaîtra et vous proposera un récapitulatif avant confirmation définitive.
- La vérification en mode détail qui vous permet de visualiser la facture concernée ainsi que les données extraites et de la vérifier ou de la refuser directement depuis ce mode avant de revenir au mode liste.
Dans le cas où les factures reçues étaient au format PDF simple si l'option OCR est désactivée ou si la reconnaissance OCR est incomplète, vous devrez compléter les données de la facture avant de pouvoir la valider. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur l'icône crayon et de compléter le formulaire en mode détail.
Vous aurez également la possibilité de visualiser (formats factur-X BASIC et au dessus, UBL...) ou d'éditer (format PDF) les données de lignes des factures reçues en cliquant sur l'onglet Données de lignes.
La plateforme vous propose 3 choix :
- Valider la facture, pour valider la facture dans son intégralité.
- Refuser la facture, pour refuser la facture. Il est à noter que dès que la réforme de la facture électronique entrera en vigueur, les refus devront être impérativement notifiés pour que la plateforme en informe le portail public.
- Mettre en litige la facture, pour mettre la facture dans un statut intermédiaire pour échanger avec votre fournisseur directement depuis la plateforme en attendant de déterminer votre choix final, à savoir valider ou de refuser.
Voici la liste des motifs de refus et de mise en litige proposés par la DGFiP :
Liste des codes de motif de refus
| Code motif | Libellé | Description |
|---|---|---|
| TX_TVA_ERR | Taux de TVA erroné | Un taux de TVA utilisé n'est pas celui qui aurait dû |
| MONTANTTOTAL_ERR | Montant Total Erroné | Un des montants totaux de la facture est erroné, par exemple Net à payer |
| CALCUL_ERR | Erreur de calcul de la facture | Soit détecté au schematron, soit après (pour les lignes, ou arrondi non accepté) |
| NON_CONFORME | Mention légale manquante | Toute mention légale non contrôlée |
| DOUBLON | Facture en doublon (déjà émise / reçue) | Facture en doublon (même numéro même fournisseur et même année de la date de facture) |
| DEST_ERR | Erreur de destinataire | L'entité juridique destinataire de la facture n'est pas la bonne (n° de SIREN du Destinataire). Par exemple en cas de multi-société dans un groupe... |
| TRANSAC_INC | Transaction inconnue | La facture ne correspond pas à une livraison effectuée ou une prestation de service livrée. |
| EMMET_INC | Emetteur inconnu | L'émetteur de la facture est inconnu du Destinataire (anti-spam) |
| CONTRAT_TERM | Contrat terminé | Contrat terminé, plus de facture possible |
| DOUBLE_FACT | Prestation déjà facturée | Prestation ou livraison déjà facturé sur une autre facture |
| CMD_ERR | N° de COMMANDE Incorrect ou manquant | N° de commande erroné, inexistant ou déjà facturé. Ne peut être utilisé... AVANT LA FACTURATION |
| ADR_ERR | L'adresse de facturation électronique erronée | L'adresse de facturation électronique du destinataire (BT-49 ou BT-34) est absente ou erronée |
| REF_CT_ABSENT | Référence contractuelle nécessaire pour le traitement de la facture manquante | Référence exigée contractuellement est absente (liste à encadrer) et à identifier dans le CDV... |
Liste des codes de motif de mise en litige
| Code motif | Libellé | Description |
|---|---|---|
| AUTRE | Autre | Ce motif nécessite une explication en Note de CDV |
| COORD_BANC_ERR | Erreur de coordonnées bancaires | Les références bancaires sur la facture ne correspondent pas à ce qui est paramétré chez le Payeur/Acheteur |
| TX_TVA_ERR | Taux de TVA erroné | Un taux de TVA utilisé n'est pas celui qui aurait dû |
| MONTANTTOTAL_ERR | Montant Total Erroné | Un des montants totaux de la facture est erroné, exemple : Net à payer |
| CALCUL_ERR | Erreur de calcul de la facture | Soit détecté au schematron, soit après (pour les lignes, ou arrondi non accepté) |
| NON_CONFORME | Mention légale manquante | Toute mention légale non contrôlée |
| DOUBLON | Facture en doublon (déjà émise / reçue) | Facture en doublon (même numéro, fournisseur, année de la facture) |
| DEST_ERR | Erreur de destinataire | L'entité juridique destinataire n'est pas la bonne (ex : erreur multi-sociétés, mauvais SIREN) |
| TRANSAC_INC | Transaction inconnue | La facture ne correspond pas à une livraison/prestation de service livrée |
| EMMET_INC | Emetteur inconnu | L'émetteur de la facture est inconnu du destinataire (anti-spam) |
| CONTRAT_TERM | Contrat terminé | Contrat terminé, plus de facture possible |
| DOUBLE_FACT | Prestation déjà facturée | Prestation ou livraison déjà facturé sur une autre facture |
| CMD_ERR | N° de COMMANDE Incorrect ou manquant | N° de commande erroné/inexistant/déjà facturé. Utilisable si donné par l’acheteur AVANT FACTURATION |
| ADR_ERR | L'adresse de facturation électronique erronée | L'adresse de facturation électronique du destinataire est absente ou erronée |
| SIRET_ERR | SIRET Erroné ou absent | Le SIRET du destinataire est erroné ou absent si exigé |
| CODE_ROUTAGE_ERR | CODE_ROUTAGE Absent ou Erroné | Le CODE_ROUTAGE du destinataire est erroné ou absent si exigé |
| REF_CT_ABSENT | Référence contractuelle manquante | Référence exigée contractuellement absente (liste à encadrer) à identifier dans le CDV |
| REF_ERR | Référence incorrecte | A préciser dans les autres données du CDV de quelle référence il s'agit |
| PU_ERR | Prix Unitaires incorrects | Un prix unitaire n'est pas celui attendu |
| REM_ERR | Remise erronée | Une remise est absente ou n'est pas celle attendue |
| QTE_ERR | Quantité facturée incorrecte | Une quantité facturée n'est pas celle attendue |
| ART_ERR | Article facturé incorrect | Un article facturé n'est pas correct ou attendu |
| MODPAI_ERR | Modalités de paiement incorrectes | Les modalités de paiement (date d'échéance...) ne sont pas celles attendues |
| QUALITE_ERR | Qualité d'article livré incorrecte | Un des articles livré est défectueux |
| LIVR_INCOMP | Problème de livraison | Livraison incomplète, non conforme |
Dans le cas où vous décideriez d'annuler une facture il vous sera également demandé de motiver le refus sous forme de commentaire interne et vous aurez la possibilité d'en informer votre fournisseur par email si vous le souhaitez.
Enfin, vous pouvez décider de mettre la facture en litige et d'adresser un message et un lien à votre fournisseur par email pour qu'il puisse accéder à la pièce et échanger directement avec vous depuis la plateforme avant de décider de l'approuver ou de la refuser.
Vos factures en litige sont directement accessibles depuis le sous-onglet En cours. Un clic sur l'icône enveloppe vous permettra d'accéder à la page de visualisation de la pièce et de dialogue fournisseur.
Comme dans le module de suivi, vous avez la possibilité en cochant la case correspondant à une facture de :
- Voir la facture
- Accéder à la modale de traçabilité
- Ajouter un commentaire
- Déplacer la facture dans un autre dossier
- Faire une recherche avancée
- Télécharger les données des factures correspondant à votre recherche au format CSV
Il est possible de définir des fournisseurs de confiance pour lesquels la vérification (et la validation si nécessaire) sera effectuée automatiquement. Pour cela il suffit de déclarer votre fournisseur de confiance dans l'annuaire fournisseurs.