Paiement
Comment régler mes factures d'achats ?
Pour accéder au module de Paiement, vous devez disposer du droit d'accès au module de paiement sur l'abonnement concerné.
Accéder au module de paiement
Pour accéder au module de Paiement, connectez-vous sur le portail, assurez-vous d'être dans la rubrique Factures reçues puis cliquez sur l'onglet Paiement pour accéder à la liste des factures pouvant être réglées.
Le module de paiement intégré dans la solution est une option complémentaire qui permet de régler les factures fournisseur en effectuant des virements bancaires uniquement.
Paiement des factures
Le module de paiement liste les factures qui ont passé les contrôles de format et sont aux statuts mise à disposition ou approuvée. Elles sont triées par ordre croissant de date d'échéance. Si aucune date d'échéance n'a été trouvée les factures sans échéance apparaîtront en premier. Il est recommandé de compléter ces dates depuis le module de vérification pour vous assurer de ne manquer aucune échéance.
Lorsque vous souhaitez régler une facture, il suffit de cliquer sur l'icône carte au bout d'une ligne ou de sélectionner une facture et d'utiliser l'action Payer depuis la barre d'actions. Il est également possible de régler une facture depuis son aperçu.
Il n'est pour le moment possible de ne régler qu'une seule facture à la fois. Le paiement en masse par ce moyen n'étant pour le moment pris en charge que par un nombre restreint d'établissements bancaires.
Après avoir cliqué sur payer, une modale apparaît et comprend plusieurs informations :
- La devise (seul l'euro est pris en charge)
- Le montant à régler (le module ne permet que le règlement de l'intégralité de la facture)
- Le libellé de la transaction (celui-ci est libre et comprend par défaut le nom du fournisseur et le numéro de facture)
- L'IBAN du fournisseur
- La date d'exécution du virement (les virements peuvent être programmés jusqu'à 60 jours à l'avance et, lorsqu'elle est connue, c'est la date d'échéance qui est remplie par défaut)
Une fois les informations contrôlées et corrigées si nécessaire, il vous suffit de cliquer sur le bouton Payer pour passer à l'étape suivante.
Afin de vous aider dans la lutte contre la fraude, nous avons mis en place un système d'alerte et de contrôle qui vous demande de vérifier les IBAN :
- Si un IBAN apparaît dans une facture et qu'il s'agit du premier règlement pour ce fournisseur
- Si un IBAN apparaît dans une facture et qu'il ne correspond pas à l'IBAN utilisé lors du dernier règlement pour ce fournisseur
- Si aucun IBAN n'a été trouvé dans la facture et qu'il s'agit du premier règlement pour ce fournisseur
Dans ce dernier cas, il faudra se rendre dans l'annuaire, éditer la fiche fournisseur qui a été générée automatiquement et renseigner l'IBAN du fournisseur pour pouvoir procéder au règlement.
Les factures qui n'étaient pas approuvées et pour lesquelles vous validez le paiement seront instantanément approuvées au moment où vous êtes redirigés vers la page de choix de la banque.
Après avoir cliqué sur Payer depuis la modale de confirmation, vous serez redirigés vers la page de choix de l'établissement bancaire que vous souhaiter utiliser pour effectuer votre règlement.
Les factures qui n'étaient pas approuvées et pour lesquelles vous validez le paiement seront instantanément approuvées au moment où vous êtes redirigés vers la page de choix de la banque.
En fonction de la banque sélectionnée, il vous sera parfois proposé de choisir entre le paiement depuis le site web ou l'application mobile.
Vous serez ensuite redirigés vers le site de votre banque depuis lequel vous pourrez vous connecter et confirmer la transaction. Une fois ceci fait, vous serez renvoyés vers une page de validation, puis de nouveau vers le module de paiement.
Une fois de retour sur la page de paiement, votre facture passera automatiquement au statut Paiement en cours ce qui signifie que la demande de virement a bien été transmise à votre banque. Puis, dès que la banque renverra la confirmation de la bonne exécution du virement (ce qui peut prendre entre quelques minutes et quelques heures en fonction des banques), la facture passera automatiquement au statut Paiement transmis et disparaîtra du module de paiement. Si besoin, vous pourrez retrouver cette facture depuis le module Suivi.
