Validation

Comment faire valider vos factures reçues à un tiers

A savoir

Les modules auxquels vous avez accès dépendent du rôle qui vous a été attribué par votre administrateur. Pour pouvoir valider des factures, il vous faut avoir le rôle Validation activé.

Accéder au module de Validation

Si le module Validation est activé votre facture devra être validée avant de pouvoir passer à l'étape suivante. La ou les personnes ayant le rôle Validation recevront automatiquement un email leur indiquant que des documents sont en attente de vérification.

Pour accéder au module de Validation, connectez-vous sur le portail, assurez-vous d'être dans la rubrique Factures reçues puis cliquez sur l'onglet Validation pour accéder à la liste des factures en attente de validation.

Validation des factures

Une fois sur le module de validation des factures vous accédez à la liste des factures en attente de validation. Deux modes de validation sont possibles.

1. La validation en mode liste qui vous permet d'attribuer un statut (validée ou annulée) à chaque facture puis de confirmer ces statuts en cliquant sur le bouton Confirmer ces statuts. Le mode liste permet aussi d'attribuer un statut de validation ou d'annulation en masse à l'aide de boutons dédiés pour vous permettre de gagner en productivité.

• La validation en mode détail qui vous permet de visualiser la facture concernée ainsi que les données extraites et de la valider ou de l'annuler directement depuis ce mode avant de revenir au mode liste.

Comme pour la vérification vous aurez la possibilité de refuser les factures ou de les mettre en litige si nécessaire.

Comme dans le module de suivi, vous avez la possibilité en cochant la case correspondant à une facture de :

• Voir la facture
• Accéder à la modale de traçabilité
• Ajouter un commentaire
• Déplacer la facture dans un autre dossier
• Faire une recherche avancée
• Télécharger les données des factures correspondant à votre recherche au format CSV

A savoir

Il est possible de définir des fournisseurs de confiance pour lesquels la validation sera effectuée automatiquement. Pour cela il suffit de déclarer votre fournisseur de confiance dans l'annuaire fournisseurs.