Vérification
Comment vérifier vos factures émises
Pour accéder au module de vérification, vous devez disposer du droit de vérification sur l'abonnement concerné.
Accéder au module de vérification
Si le module Vérification est activé votre facture devra être vérifiée avant de pouvoir passer à l'étape suivante. La ou les personnes ayant le rôle Vérification recevront automatiquement un email leur indiquant que des documents sont en attente de vérification.
Pour accéder au module de vérification, connectez-vous sur le portail, assurez-vous d'être dans la rubrique Factures émises puis cliquez sur l'onglet Vérification pour accéder à la liste des factures en attente de vérification.
Vérification des factures
Une fois sur le module de vérification des factures vous accédez à la liste des factures en attente de vérification. Deux modes de vérification sont possibles.
- La vérification en mode liste qui vous permet d'attribuer un statut (vérifiée ou annulée) à chaque facture puis de confirmer ces statuts en cliquant sur le bouton Confirmer ces statuts.
- La vérification en mode détail qui vous permet de visualiser la facture concernée ainsi que les données extraites et de la vérifier ou de l'annuler directement depuis ce mode avant de revenir au mode liste.
Dans le cas où vous décideriez d'annuler une facture il vous sera demandé de motiver l'annulation.
Comme dans le module de suivi, vous avez la possibilité en cochant la case correspondant à une facture de :
- Voir la facture
- Accéder à la modale de traçabilité
- Ajouter un commentaire
- Faire une recherche avancée
- Télécharger les données des factures correspondant à votre recherche au format CSV
Ajouter des annexes à une facture
Si l'option annexes est activée par votre administrateur, vous aurez la possibilité d'ajouter des annexes à vos factures lors de l'étape de vérification.
Pour ajouter une annexe à une facture il suffit de sélectionner cette dernière et de cliquer sur l'action Ajouter une annexe. Une modale apparaîtra pour vous permettre d'ajouter et de typer une ou plusieurs annexes à votre facture.
En fonction du mode de distribution choisi, des restrictions peuvent s'appliquer (poids total des pièces dans le cas d'un envoi par email) ou des messages peuvent apparaître (nombre total de page pouvant impliquer un surcoût pour les envois papier).
Si vous avez choisi la distribution par email, afin de garantir la délivrabilité indépendamment du poids ou du nombre d'annexes, votre destinataire recevra sa facture en pièce jointe et le corps du mail comprendra un volet annexes qui décrit la liste de celles-ci ainsi qu'un lien renvoyant vers une page permettant de les télécharger.
Suppression d'une annexe associée à une facture
Vous avez également la possibilité de supprimer une annexe en cliquant sur l'icône poubelle puis en confirmant la suppression. Ceci s'applique tant aux factures que vous avez ajoutées lors de l'étape de vérification qu'à celles qui étaient automatiquement incluses par votre logiciel de production au moment du dépôt.
